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讓開會效率更高,更節約時間的技術

2016年02月15日 職場心理學 暫無評論 閱讀 58 ℃ 次

工作我們都發現,每次開會很多人都不願意參加,又長又無聊,而且最關鍵的是浪費大家工作的時間,一般一個會議下來,有不少的人工作任務都不能及時完成。所以,對於會議的時間問題,一直是大家不願提起的痛。

會議早就一直是商業世界的笑柄。但它們並非一定要如此。你可以完成更多的事情,假設你遵循一些基本的步驟並且是與其他人合作來獲得必要的關注和努力。

確保你真地需要開會

會議的最大的問題,是它們已經成為了工作中許多問題的一個默認的回應。對某事不確定?開個會。需要審核材料?召集大家開會。不幸的是,以這種方式開始可以被翻譯成「想要浪費大量的時間?開會」。

為了讓會議開得更好,只召集你真正需要的人。如果你想要告知一個團隊一些事情,發送一份備忘錄。會議應該產生行動。如果與會的每個人沒有在離開的時候承擔一定的責任,你就必須首先要問為什麼要召開這次會議。

創建會議結構

你無法在不進行設計的情況下,創造出一個產品或市場營銷活動。不要舉行會議,除非你已經有了明確的結構和內容。這就意味著你可以簡單地說明它意欲涵蓋哪些內容以及為什麼它對公司的運營和戰略是重要的。同樣的,如果公司沒有一個明確的召開這次會議的原因,那你就並不需要開會。還要決定誰是絕對需要參加會議的。不要在花名冊上添加比你所需要的更多的人員;與會者們可以隨時向他們的部門中的其他人進行簡短的說明。

接下來,建立一個強大的會議議程。這些文件往往會作為一種形式而落空。但是,這正是你需要設置會議的基調的地方,並開始控制的過程。會議議程就像是文章的重要部分的大綱。很少有人會喜歡做這項工作,甚至更少有人能把它辦得很好,但幾乎每個人都需要它們。

會議議程應該包括會議的總體目標和其意欲達到的結果。它應該指出此次會議將會開多長時間以及配發到每個部分的時間量,並且要在會議實際開始的很久之前就絕對聯繫到所有的參加者。讓每個人都習慣做好準備。有時候,讓其他人幫忙制訂會議議程會是有所幫助的。你會得到更廣泛的支持,而其他人可能會提出你錯過了的重要觀點。

考慮讓會議開得比你最初認為其所必須的事件要顯著得更短;前保險業高管及現任咨詢顧問維克托·利普曼(Victor?Lipman)說將其時間削減一半。這看起來似乎過於極端,但卻值得一試。最終你能夠更好地估計所需要的會議時間。

獲得一些尊重

人們因為過去的經驗而對會議不尊重。你需要堅定地引導他們保持正確的態度。首先,會議要嚴格地準時開始。這一點出於以下原因而成為了經典的建議:它是有道理的。你會在開始的前幾次看到一些遲到的人,但是,如果你推遲開會的時間,會議將繼續消耗比它們應該需要的更多的時間,並做出遠遠低於你想要的結果。

設定計時器。當計時器發出到時提醒時,會議結束。這將有助於人們集中注意力。

得到更多的關注

以下來自一家公司的部落格的兩個項目有著不俗的表現:每個人都檢查自己的手機,並將自己的筆電關機放到一邊。沒有人閱讀電子郵件或是瀏覽別的東西。如果人們需要做筆記,他們可以使用的紙筆。手寫記筆記揮提高記憶力,並且也能讓人保持不受到潛在的分心對象的影響。

也可以考慮設置一份官方設定的筆記。這並不是讓個人筆記作廢。特定的細節對於一些人可能比其他人的要更重要。但是,有一個正式版本以供參考也很好。

積極地運行會議

每一次會議都需要主持。如果你在這方面是無可救藥的糟糕的話,你可以讓別人來承擔這部分工作,但是一定要有人做。讓人們不跑題並且按照預定時間進行會議。在會議的一部分的時間要用完的時候,你要查看計時器並提醒人們。總結內容較多的重點,以確保團隊成員們都明白說了些什麼,以及你有一個簡潔版本的筆記。別讓人們對會議的話題感到昏昏欲睡。

跟進

每個人在散會時都沒有什麼需要在之後完成的工作的會議是很少見的。(事實上,如果這種事情發生了,你就不應該舉行這次的會議。)你將需要跟進與會人員的工作並確保他們做了他們說自己會做的事情。

運行高效的會議需要一系列的技能。現在已經到了發展這些技能的時候了。你和你的公司將會完成更多的工作並且在開會上花費更少的時間。(文章來自:中外管理雜誌)[心靈咖啡網微信賬號:psycofe]

標籤:【開會】【效率】【結構】【尊重】【關注】


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